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市人事档案管理中心:智能化管理给档案加把“安全锁”

2020-05-27 来源:通辽日报

“每卷档案里面都有一个芯片,相当于身份证。通过档案管理系统的智能跟踪识别功能,几秒钟就能查出这卷档案在哪儿,处于什么状态。”市人事档案管理中心主任卢颖如数家珍地介绍档案室里的这些新装备。

档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息,是对个人学习和工作过程的记载。国家公务员选拔、企事业单位招聘都要审查档案,并以其记载的相关资料作为甄选人才的重要证据。另外,档案除了供用人单位考察录用人员之外,也是维护个人权益和福利的凭证。无论是工作调动、考研究生、考资格证、考公务员,还是职称评审、工龄认定、社保办理、入党等,都要用到档案。所以,如何存放和保管档案,确保档案安全,是档案管理部门的重要工作任务。

“全市市直政府序列事业单位人员的18000卷档案全在这里,最大的前提就是保证安全。我们通过规范化、流程化、智能化的管理模式,确保档案万无一失。”卢颖通过查询一卷档案,现场演示了智能化管理系统的高效、便捷。

“通过电脑输入人名或身份证号,马上就自动识别到档案的存放位置,能精准定位到柜、层、列。你看,红色指示灯闪亮的位置就是想要查的档案。通过这个功能实现了所有档案的无序摆放、有序管理。另外,存取档案时,档案柜上的显示屏会实时显示档案的存取状态,并同步在后台记录存取信息。”

智能化管理系统不仅增加了档案管理的安全性,还大幅度减少了人工作业。从事档案管理工作多年的宋立坤对这一点深有体会。

“以前管理档案不仅要体力好、眼力好,还要做到手疾眼快。”宋立坤说原来的档案室每排有8组档案柜,每个档案柜可容纳90卷档案,一排档案柜就有720卷档案。每个单位的档案存放虽然有固定的位置,但是职工数量多的单位都是上千卷档案,找出其中一个人的档案就是“千里挑一”。

如今,可容纳23660卷档案的65组档案柜,通过智能化档案管理系统,宋立坤和他的同事只需在电脑和显示屏上进行操作,就能轻松完成以前同样的工作任务。

市人事档案管理中心的智能化档案管理平台,由档案管理系统、配电管理系统、环境感知系统、安全防护系统组成,实现全流程管控、实时可视化、大数据分析、全方位保护、精准化管理、多场景应用等功能。通过智能化管理平台,可随时统计所有档案柜中在库档案数,也可根据学历、性别、年龄等要素分类统计档案在库数,实现了从存档的个性化定制到管档的动态化管理,全程为档案上了一把“安全锁”。

记者 王晓飞  通讯员  王海霞


  责任编辑:吴丽艳



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